Beérkezett számlák befogadása
Az 1.részben a kimenő számláknak a NAV adatbázisból való átvételét vázoltuk fel, most a beérkező számlákkal kapcsolatos kérdésekkel foglalkozunk.
A NAV online számla logikájából eredően a NAV adatbázisába a „címzett” szervezetnek lehetősége van a számláinak a lekérdezésére. Ez egy nagyon fontos eleme – és a NAV oldaláról abszolút érthető – hogy csak lekérdezésre ad lehetőséget.
Ha egy külső partner ebből az adatbázisból le szeretne kérdezni, akkor neki saját magának kell elbánnia az összes olyan problémával, ami a teljeskörűség biztosításához szükséges. Nem kivitelezhető olyan, hogy a már egyszer lehozott számlákba pl. visszaírjuk ezt a tényt.
Van megoldás
Egy külön lépésben, az adatok feldolgozásától függetlenül lehet átvenni az adatokat egy köztes állományba, ahol addig várakozik, amíg a feldolgozása meg nem történik. Ezzel a köztes állománnyal az átvételek és a feldolgozás ritmusa közötti különbséget hidaljuk át. Ez a ritmus különbség a könyvelő irodákban ahol sok, esetenként akár százas nagyságrendben kell az adatimportot elvégezni, és ennél a nagyságrendnél, számos könyvelő kolléga részére kell megteremteni a folyamatos munkavégzés lehetőségét.
A NEXT főkönyvbe beépítésre került ez a megoldás
Feldolgozás
A beékezett szállítói számláknak a köztes állományba való megjelenésig egységes. Innen más a feldolgozásuk ha a könyvelésbe „mennek” tovább, vagy ha a pénzügyi nyilvántartásba.
Most a könyvelésbe való feldolgozással fogunk foglalkozni.
A bejövő számla oldalon csak azokat a számlákat szabad lekönyvelni, amely számlákat papír alapon (vagy elektronikus számla formájában) érkeztették, és rendelkezésre áll. Amikor a könyveléshez kezdenek, akkor az azonosító adatok alapján a program megkeresi a köztes állományból, és felhozza a képernyőre.
Ebben a fázisban is egy külön lépést jelenthet az a számla, amely olyan szállítótól érkezik, ahonnan korábban még nem érkezett számla. Az előzőekben már leírt módon ilyenkor az új partner adatát az adószám/1-8 alapján a NAV adószámos adatbázisából vehetjük át a könyvelés partner törzs adatbázis táblába.
Amikor egy számla adatát a köztes adatbázisból áthozta a program, és feltöltötte a rögzítő képernyőt, akkor a könyvelő feladata, hogy
• ellenőrizze a kezében lévő dokumentum, és a megjelenő adatok azonosságát,
• ha valamilyen jogszabály alkalmazása miatt az ÁFA visszaigénylés korlátozott, akkor ennek megfelelően az áfa adatokat módostani kell
• be kell írni az un. áfa sorokat,
• ki kell választani a kontírozási szabályt, és annak alapján a program elvégzi a számla könyvelését
Átvétel befejezése
A tétel könyvelésének befejezésekor a program a könyvelt tételbe beírja bejövő számla referencia számát, és a köztes állományba visszaírja a könyvelés hivatkozási számát. Ezzel a kereszthivatkozással a későbbi esetleges hibakereséseket támogatja a könyvelési rendszer.
A tételeknek a honosítása és könyvelése a feldolgozás logikáját tekintve összerendeli a NAV-ból importált számlaállományt a beérkezett mondjuk az egyszerűség kedvéért papír alapú számlákkal.
Felmerülő problémák
Mi a helyzet akkor, ha az adott időszak végén a kettő nem egyezik, és miért kell vizsgálni az egyezőséget?
A beérkező számlákból ÁFA bevallási időszakonként készül az un. M-es lapok, amelyeken a NAV-nak jelentik a beérkezett számlák adatait. A NAV ezt összeveti/vetheti a kibocsájtó oldalon megérkezett számlákkal, és eltérés esetén rákérdez(het) az eltérésekre. Ezért hasznos, ezt megelőzendő az M-es lapok elkészítése előtt egy ellenőrzést végezni.
Mi van akkor, ha a kezünkben lévő számla nincs benne a köztes állományban?
• elméletileg ilyen nem lehet, ezért érdemes a NAG állományban a NAV online számla felületén ellenőrizni, és ha valóban nincs ott, akkor az azt jelenti, hogy a kibocsájtótól nem ment be, vagy hibás, ezért emberbaráti megoldás, ha ezt jelezzük a kibocsájtó felé.
De milyen esetek lehetségesek akkor, ha részünkre a számlát kibocsájtották, és nem áll a rendelkezésünkre? Néhány eset, a teljesség igénye nélkül:
• teljesen jogos, ha egy kibocsájtó elkészített egy számlát, rögtön az elkészítést követően sztornózza/érvényteleníti, és kiállít egy másik számlát. A NAV online számlaküldés a NAV felé azonnal mindhárom számlát beküldi, de a kibocsájtó élve a lehetőséggel, csak az utolsó jó számlát bocsátja a vevő rendelkezésére. Ebben az esetben ez nem hiba, a köztes állományban lehetőség van ennek jelzésére, ami jelzés arra szolgál, hogy a kezelő tudja, hogy ezt már ellenőrizte, és e helyzetet elfogadta, és a tétel többet ne jelenjen meg a nyitottak/kérdésesek között.
• lehet olyan esett, amikor egy számla beérkezett, de valamilyen speciális ok miatt nem állítják be a visszaigényelendő adóba. A jogszabály erre lehetőséget ad. Ebben az esetben is a számla állapotát ellenőrzöttre kell állítani.
• előfordulhat, hogy egy-egy számla elkallódik, valóban késve érkezik be, ennek beérkezését várni kell
• beérkezhet olyan számla, amit a könyvelő nem fogad be, mert az adott költség nem a szervezett tevékenységével kapcsolatosan felmerült költség, és ezért nem állítható be a könyvelésbe.
Ha rendszeresen, és nagyobb számban nem érkezik be az adott cég nevére kiállított számla, akkor erre érdemes figyelni, nehogy az a tény, hogy ezt nem állítják be a könyvelésbe fekete tevékenységre utaló jelként értékelje az adóhivatal.
Az egyeztetéshez megfelelő listák, lekérdezések állnak a felhasználók rendelkezésére.