Áruforgalmi rendszerek

Az integrált vállalatirányítási rendszer alapját az áruforgalmi - vagy általánosabban mondva - készletgazdálkodási, vagy logisztikai modul alkotja. Az általunk fejlesztett ERP rendszer sarokpontja, a vállalkozás vagyonával történő pontos elszámolhatóság és elszámoltathatóság. Csak a biztos alapokon nyugvó döntéstámogató rendszer nyújt a vezetésnek igazi segítséget, ennek segítségével térül meg az IT-re fordított beruházás.

A NEXT Software Kft. által kifejlesztett áruforgalmi rendszer moduláris felépítésű. A gyakorlati alkalmazások előtt a felhasználóknak, és a fejlesztőknek együtt kell kiválasztani a lehetőségek közül az egyes részletkérdésekben a megfelelő változatokat. A szükséges illesztések, és az adaptáció elvégzése után áll össze az adott felhasználó igényeinek megfelelő, annak specialitásait, technológiáját figyelembe vevő áruforgalmi rendszer.

Az áruforgalmi rendszer felépítése

Az ajánlott megoldás egyesíti a kész áruforgalmi rendszerek és az egyedi fejlesztések előnyeit abban az esetben, ha az alap rendszer struktúrájában/funkcióiban megfelelő, és csak maximum 20 % adaptációt kell elvégezni rajta.

Az ajánlott rendszer saját fejlesztésű software-ünk, saját szellemi termékünk. Adaptációjához minden eszköz és know how a NEXT Software Kft. birtokában van, és a munkához rendelkezésre áll.

Mielőtt rátérnénk az egyes áruforgalmi modulok rövid ismertetésére, kiemelve foglalkozunk azokkal az elemekkel, amelyek a rendszer alapját, a rendszer határait jelentik.

 

Kis és nagykereskedelmi funkciók egy rendszer keretén belül

Az ajánlott áruforgalmi rendszer egységesen alkalmas olyan kereskedelmi vállalat áruforgalmának kezelésére, amely vállalat vegyesen kis és nagykereskedelmi feladatokat is végez:

  •  a boltokban a bolti saját készletet vezeti,
  •  az ott keletkező adatokat a központ összegyűjti,
  •  a központból a központi adatokat a boltok megkapják,
  •  A rendszer támogatja a nagykereskedelmi kiszolgálási módokhoz kapcsolódó raktári technológiát (kielégíthetőség vizsgálat, leszedési csomagolási lista, bejáró vevők/túra járatok szervezése)

A különböző készlettípusok

Az elszámoltatás szempontjából a készletben több tulajdontípust különböztetünk meg, elkülönítetten.

- saját tulajdonú készletek, (függetlenül attól, hogy import, vagy saját beszerzés)

- idegen tulajdonú készlet, (bizományba átvett áruk, amelyek nem képezik a Kft. vagyonát, de a tulajdonos felé elszámolási kötelezettséggel tartoznak)

Nem jelent külön készlettípust, de egy másfajta elkülönítés, és kapcsolódó elszámolás vonatkozik a bizományba kiadott saját készletekre.

A cikkek azonosításának módja

Minden cikkre vonatkozóan egy alternatívan használható azonosítási rendszer működik:

- jelenleg 16 jegyű alfanumerikus azonosító, ami a szállító azonosítási száma, vagy az a termék -azonosító modell stb. szám, amely magán a becsomagolt árun szerepel, és amivel szükségtelenné válik az áruk becikkszámozása még akkoris, ha nincsen rajta vonalkód. (a szükséges hosszúságot az adaptáció indításakor rögzíteni kell)

 - cikkszám, amely lehet a gép által automatikusan kiosztott sorszám, vagy a felhasználó által kiadott un. beszélő kód.

- vonalkód, az EAN szabványnak megfelelően (opcionális, később is illeszthető)

A cikkazonosítók felett egy attól független cikkcsoport kódot is használunk, egyéb technológiai, gyártási, értékesítési, vagy készletforgalmi stb. szempontok érvényesítésére. Egy adott cikknek egy azonosítója lehet.

Az azonosító rendszer alkalmazását megkönnyíti, ha a gyakorlati szempontokat is érvényesítenek benne: Ilyen pl.: praktikus, ha az azonosítóban már a gyártmányra, vagy a beszerzési forrásra vonatkozó információ is beépül. Így a cikkcsoport az azonos de különböző gyártók által előállított termékek összefogását jelenti, míg az egy gyártó által előállított különböző termékeket, vagy az egy gyártmányhoz szükséges anyagokat, alkatrészeket a az originálszámba beépített azonosítón keresztül lehet összefogni.

Készletek értékelésének módja, árrendszer

A készletek értékelésére ugyan három módszer közötti választás lehetséges a rendszerünkben:

- átlagos beszerzési áron,

- utolsó beszerzési áron

- tényleges beszerzési áron a FIFO elv szerint.

A saját termelésű készletek értékelése - ha olyan cégnél alkalmazzák a rendszert, ahol saját termelés is folyik a kereskedelmi tevékenység mellet - termelői áron történik, ezt technikailag mint beszerzési árat kezeli a rendszer.

A készletnyilvántartás teljes körűen minden árukészletre, és annak minden mennyiségi, vagy értékbeni mozgására kiterjed, a fizikai mozgás helyén és azzal egyidejüleg. Minden változás szükség esetén nyomonkövethető, és visszakereshető.

A rendszer felépítése és moduljai

A rendszerben a készletnek két pillanatnyi állapotát kezeljük, az eladható készletet, és a könyv szerinti készletet.

A modulnak célja, hogy a rendszer kódszámait, és alapvető törzsadatait egységesen a kialakított szabályok szerint bizonyos funkciókat a központban, és bizonyos funkciókat a boltokba leadva kezelje.A készlet-nyilvántartási rendszerben az alábbi törzsadatokat, illetve törzsadat jellegű állományokat kezeljük.

  • Cikktörzsadatok,
  • Partner törzsadatok, (függetlenül attól, hogy vevői vagy szállítói a kapcsolat)
  • Szótár, ( a rendszer által használt, és értelmezett kódszámok, paraméterek gyűjteménye)
  • Mennyiségi egység törzs

 A kiskereskedelmi modul cikkelemes nyilvántartást biztosít a boltok részére. A boltok saját maguk vezetik a készletüket, és ők a felelősek a feldolgozásukért.

A modul hagyományos áru-azonosítással (cikkszámon alapulva, vagy a gyári számot használva) és vonalkódos megoldással is működik. A vonalkódok esetében a gyári vonalkódot használjuk fel, de lehetőség van a nem vonalkódos tételekre saját vonalkód címke nyomtatására is.

A bolti modul funkcióit két nagy csoportra osztjuk, egyrészt magának az eladótérnek az üzemeltetéséhez, a vevők kiszolgálásához szükséges feladatokra, (front office), másrészt a vevők számára láthatatlan, a háttérben elvégzendő feladatokra. (back office). Mindezen funkciók együttesen alkotják magát a kiskereskedelmi rendszert:

A kiskereskedelmi modul funkciói:

  • Vonalkód törzsadatok kezelése
  • Árumozgások kezelése (bevételezés, boltközi mozgások, központi áru átadás/átvételek, készlet átértékelések, stb.)
  • Eladótér működtetése
  • Készletvezetés
  • Forgalmi statisztikák, áruforgalmi funkciók
  • Napi zárás (a napi készlet, és értékesítési forgalom lezárása)
  • Leltározás
  • Bolti igények kezelése
  • Adatátadások/átvételek a központ és bolt között

Boltokban igény szerint telepíthető az ellátmány pénztár kezeléséhez egy pénztári modul. (A bolti pénztári modul esetén is a napi készpénzbevételt a számlaösszesítő alapján egy összegbe vételezik be naponta egyszer az ellátmány pénztárba.)

Nagykereskedelmi modul

A nagykereskedelmi modul tartalmazza a központi raktár - általunk nagykereskedelmi raktárnak nevezett - raktár készleteinek kezelését, és ezen túlmenően a nagykereskedelmi értékesítési folyamatok támogatását.

A készletek kezelésében benne foglaltatik minden olyan mozgás teljes körűen, amely a nagykereskedelmi raktár készletét értékben, elhelyezkedésben, vagy mennyiségben változtatja: bevételezések, szállítói visszáruk, értékesítések, és vevői visszáruk, selejtezés, leltár hiány/többlet, átértékelés, boltközi átadás/átvételek, raktárközi mozgások, árváltozás miatti átértékelések (az alkalmazott árrendszernek megfelelően)

Bejáró vevők kiszolgálása

Bejáró vevőknek nevezzük azt a kiszolgálási formát, amelyben a vevők bejönnek, vagy betelefonálnak, megadják milyen árukra van szükségük, ezeket az árukat azonnal az eladható készletből leveszik részükre az árut azonnal összeszedik, rögtön elkészül a számla és a vevő az árut elviszi. (ha készpénzes fizetésben állapodtak meg, akkor a fizetés is azonnal megtörténik)

Saját boltok ellátása, kiszolgálása

Ebben a folyamatban a vevők (amelyek lehetnek saját boltok is - részükre a folyamat végén nem számla, hanem boltközi bizonylat készül) megadják az igényeiket, amelyek rögzítésre kerülnek.

A rögzítést követően az igényeket összevetjük az eladható készlettel, és megvizsgáljuk a megrendelések teljesíthetőségét, az eladható készlet csökkentésével egyidejűleg.

Ezt követően készülnek el a technológiának megfelelő időpontban a leszedési jegyzékek (raktáranként, cikkenkénti bontásban) és a csomagolási jegyzék, amely igénylőként és ezen belül cikkenként tartalmazza a tételeket.

A leszedés, és a csomagolási jegyzékeket, ha az utasítás szerinti végrehajtás nem sikerült, akkor vissza kell a tényleges mennyiségeknek megfelelően jelenteni.

Ezt követően még az áru kiszállítását megelőzően készül külső vevők részére a számla, saját bolthálózat részére boltközi átadási bizonylat, amely kíséri az árut.

Az áru kiszállítása többféle módon történhet, ezek mindig helyi jellegzetességek: van olyan vevő, aki saját maga szállítja el az összekészített árut, van olyan kiszállítás, amelynél összeállítanak egy útvonalat, és egy gépkocsin viszik ki a különböző boltok részére.

A nagykereskedelmi rendszerben is naponta kell elvégezni a zárást, amely a kiskereskedelmi  rendszerbeli zárás megfelelője. A napi zárásban történik meg a teljes állomány ellenőrzése, feldolgozása, és ebben a lépésben egy az üzemeltetési anomáliákat kiküszöbölő önjavító procedúra is automatikusan végrehajtásra kerül.

Napi záráskor történik meg

- a készletmozgások könyvelése, ellenőrzése

- a számla adatok átadása a főkönyv felé, valamint

- a készletellenőrzés (ez egyben az üzemeltetés ellenőrzése is)

A nagykereskedelmi raktárakban is ugyanúgy lehet leltározni mint, a kiskereskedelmi boltokban.

A központi modul keretébe tartoznak mindazon funkciók, amelyek a vállalat egészére vonatkoznak. Egy teljesen egységes rendszer megvalósítását javasoljuk, ezért ez sem filozófiájában, sem üzemeltetésében nem képez külön egységet. Nem szükséges külön hardware egységen üzemeltetni.

A központban történik a törzsadat állományok kezelése, de ezt kiemeltük a központi funkciók közül.

 A központi modul keretén belül történik:

  • az adatforgalom bonyolítása (küldés/fogadás)
  • a nagykereskedelmi modulban keletkező adatok összefésülése a boltokban keletkező adatokkal.
  • boltelszámoltatás (bolti készletek kontrolálása, elszámoltatása, úton lévő áruk figyelése, feladások készítése stb)
  • ELÁBÉ kiszámítása
  • a bizományba kapott áruk havi fogyásának összesítése
  • a készlet főkönyvi feladás elkészítése
  • elemzések, és áruforgalmi statisztikák készítése

Leltározás

Úgy a boltokban, mint a központi raktárban az iker leltározás módszerét támogatja a rendszer. Igény szerint lehet teljes körűen, vagy csak megadott raktár(ok)ra vonatkozóan leltározni.

Menete: a felvett leltárt iker módon egymástól függetlenül felveszik, és berögzítik. A két rögzítést a program összeveti egymással, és a nem egyforma felvételt hibatablóra teszi. Ezek javítása után, vagy adott cikkcsoportra részlegesen. (ha a boltokban az áru tálcákon van, akkor lehetőség van arra, hogy a tálcák adatát azonnal a gépbe rögzítsék, és a gép készítse el a leltáríveket. Ezt a leltározott áruk mérete teszi lehetővé)

Tekintettel az általában meglévő előéletre, és a kidolgozott adatállományokra felül kell vizsgálni azokat a lehetőségeket, amely a jelenlegi adatállományok átmentését biztosíthatják.

Ilyen például a cikk törzsadatállomány, és a partner törzsadatállomány amelynek adatait előnyös lenne átmenteni az új rendszerbe, különös tekintettel a külső nagy vevők által megkövetelt saját ár, és cikkrendszerre

Az adatok átvétele, az elemzésekhez szükséges visszamenőleges adatállományok konvertálásának, felhasználásának kérdése az adaptáció körébe tartozik, csak a részletes egyeztetések során határozható meg az igények ismeretében, hogy mire van szükség mit lehet és mit érdemes átvenni.

Adaptáció

A NEXT Software Kft. egy már korábban kidolgozott és kipróbált, folyamatosan modernizált olyan alaprendszert kínál, amelyet a vevő részére, annak speciális adottságai és igényeinek megfelelően egyedileg adaptál.

Ezek a saját fejlesztésben kidolgozott rendszerek képezik a munka alapját, az adaptációt a fejlesztők végzik a rendszer teljes ismeretében, és minden szükséges eszköz birtokában.

A fejlesztők és a felhasználók együtt kiválasztják funkció szinten a szükséges elemeket, specifikálják az egyes kódszámok, azonosítási módszerek tartalmi felépítését. Meghatározzák az alaprendszeren szükséges változtatásokat. Ez egy szoros együttműködést jelentő munkafázis, amelynek a haszna nemcsak az adaptációs igénylista összeállítása, hanem a alkalmat ad a felhasználóknak a rendszer alapos megismerésére. Itt főleg a rendszergazda funkcióját betöltő munkatárs, és az egyes szakterületek specialistáit értjük.

A felhasználóknál az adaptált, és testreszabott áruforgalmi rendszer kerül telepítésre. Ez a rendszer már teljes mértékben az együtt meghatározott igényeknek, elvárásoknak felel meg.

Az így adaptált, és kiegészített rendszert a felhasználó telephelyén installáljuk. Részére a programok futtatható változatát, valamint a teljes adatbázis struktúra átadásra kerül.

Ezt követően történik a dolgozók oktatása, felhasználói dokumentáció összeállítása.

A rendszerindítás időszakában megállapodás szerinti szoros szervezői és programozói felügyeletet biztosítunk.

Garancia

A programrendszerre vonatkozóan 1 éves garanciát vállalunk.

Rendszer felügyelet

Majd a rendszer beindítását követően - ha igénylik - rendszerfelügyeletet vállalunk. Ennek két formája lehetséges, átalánydíjas, és óradíj szerint.

Reggel 8 óra és este 6 óra között telefonos hot-line szervizt működtetünk.

Ha valamilyen kérdést vagy gondot telefonos irányítással nem tudunk megoldani, akkor helyszíni kiszállással kerül sor. Vidéken 48 órán belül jelenünk meg, Budapesten 24 órás kiszállást vállalunk.

Rendszer követése

A rendszer követését a továbbiakban is vállaljuk, ez mindig külön megállapodás tárgya. A rendszer követésén az adórendeletek miatt szükséges változtatásokat, vagy egyszerűen a gazdasági környezet átalakulásából fakadó módosítási, kiegészítési igények teljesítését értjük.

Továbbfejlesztési lehetőségek

Az ajánlott rendszer úgy struktúrájában, mint a használt fejlesztő eszközök vonatkozásában nyitott a továbbfejlesztés felé:

  • további modulok illeszthetőek hozzá, pl. rendelések fogadása nagy vevőktől modemen keresztül,
  • igény szerint a rendszer egy része, vagy egésze áttehető a Windows-os felületre a Visual DataFlex -re történő upgrade-del.
  • publikált a DataFlex Internet Application Server, amelynek a segítségével kidolgozható az un. elektronikus áruház: a vevők interaktív módon kiválaszthatják az igényelt terméket, lefoglalhatják a készletből, a megrendelések közlésével, és mindezt az Internet-en keresztül.

 

A rendszerünket DataFlex adatbázis-kezelő és programozási környezetben alakítottuk, mert a különböző szóbajöhető adatbázis-kezelők tesztelése során ez bizonyult hosszútávon a legmegbízhatóbb és a különböző felhasználói környezetekhez legkönnyebben alakítható megoldásnak.

A 24 éves használat alatt beváltotta a hozzá fűzött reményeket: az egyszemélyes kis bolt forgalmától kezdve a több megyényi területet ellátó élelmiszer nagykereskedelmi rendszereket ki tudta, és tudja szolgálni. Az egyik legnagyobb tételszámú rendszerben napi 11-12 ezer számla készül, 1,6 milliós partner törzs alapján. A 11 év alatt a fejlesztői környezet is változott lépést tartva a számítástechnika általános fejlődésével.

Maga fejlesztő eszköz (amelyet a NASA részére fejlesztettek ki, és 1982-ben publikáltak a nagyközönség részére) első verziójában egy procedurális programozást támogató adatbázis kezelő, és programozási nyelv volt. Ezt követően jelent meg a 4 generációs objektum orientált változata, és egy év óta a kapható a Visual DataFlex5, amely a winows-os felületeket biztosítja.

Az ajánlott rendszer DataFlex 3.1d verzióban az objektum orientált változat felhasználásával készült.

A DataFlex adatbázis kezelő előnye a nagyfokú portabilitás, és az egyéb számítástechnikai rendszerek felé való nyitottsága. A programokat változtatás nélkül lehet különböző plattformokon üzemeltetni.

A felhasználóknak a szükséges futtató eszközt kell megvásárolnia, ahhoz, hogy teljesen jogtiszta software-rel rendelkezzen.

A DataFlex runtime rendszerű adatbázis kezelő és fejlesztő eszköz. Ezért ha van központi feldolgozás, a központba, ahol esetlegesen további saját fejlesztések, kisebb lekérdezések elkészítése várható, meg kell venni a fejlesztő eszközöket tartalmazó csomagot és annyi felhasználóra a runtime jogosultságot, ahányan a futtatásban részt akarnak venni. A fejlesztő eszközökhöz is annyian fognak egy időben hozzáférni, ahány felhasználós a runtime modul. A boltokban üzemelő külön hálózatokra a runtime-ot meg kell venni, annyi példányban, ahány hálózaton akarják üzemeltetni a rendszert.

A rendszer futtatható Novell hálózaton, NT-s gépen, vagy UNIX-os környezetben.

Vissza a kezdőoldalra